Переїзд офісу — відповідальне завдання, що вимагає ретельного планування і контролю на кожному етапі. Щоб переїзд пройшов гладко, без простоїв у роботі та зайвих витрат, необхідно завчасно продумати всі нюанси — від вибору нового приміщення до перевезення меблів і обладнання. Розповімо про те, як нічого не проґавити в нашій статті.
З яких етапів зазвичай складається офісний переїзд?
Процес переїзду офісу можна розбити на кілька фаз. Серед них:
- Планування. На цьому етапі потрібно визначитися з датою і бюджетом переїзду, знайти й орендувати нове приміщення, продумати логістику, призначити відповідальних. Складіть чіткий план-графік робіт.
- Підготовка нового офісу. Зробіть необхідний ремонт, найміть клінінгову компанію. Замовте пропуск і прибирання. Під’єднайте електрику, інтернет, телефонію. Докупіть меблі та техніку. Усе має бути готове до прийому співробітників.
- Сповіщення. Завчасно розішліть повідомлення про переїзд клієнтам, партнерам, кур'єрським службам. Поміняйте адресу на сайті, в соцмережах, на вивісках. Проведіть загальні збори колективу, розкажіть деталі.
- Пакування. Підготуйте коробки, скотч, стрейч-плівку. Промаркуйте коробки за відділами та ступенем важливості вмісту. Упакуйте комп'ютери, оргтехніку, особисті речі та документи співробітників. Складіть опис.
- Перевезення. Насамперед перевезіть найнеобхідніше для початку роботи. Найміть перевірену транспортну компанію або виділіть відповідальних і транспорт. Приклади цін на організацію офісного переїзду «під ключ» можна знайти на сайті компанії «Inka-Trans».
- Розстановка і розпакування. Заздалегідь намалюйте план розміщення меблів. Простежте за складанням столів, стелажів, підключенням техніки. Організуйте розпакування та утилізацію пакувальних матеріалів. IT-фахівці налагодять роботу комп'ютерів і мережі.
- Облаштування на новому місці. Розставте таблички та вказівники. Роздайте перепустки. Проведіть екскурсію та інструктаж по новому офісу для всіх співробітників. Замовте корпоративний фуршет, відсвяткуйте новосілля.
Де можна замовити машину для перевезення офісних речей?
Щоб швидко і без проблем перевезти офісні меблі, техніку та документи, варто звернутися до спеціалізованої компанії. Ось кілька варіантів, де можна замовити машину для офісного переїзду:
- Мувінгові компанії. Це фірми, що спеціалізуються саме на переїздах, зокрема офісних. У них великий автопарк, досвідчені співробітники, налагоджена логістика. Вони організують весь процес переїзду під ключ.
- Служби доставки. Деякі кур'єрські компанії пропонують послуги з перевезення офісних вантажів. У них широка мережа, вигідні тарифи, але зазвичай менше досвіду саме в переїздах. Оптимально для невеликих обсягів.
- Каршерінг. Якщо у Вашому місті є сервіси короткострокової оренди вантажних авто, можна перевезти речі самостійно. Вам просто потрібно забронювати вантажівку на потрібний термін. Добре для маленьких офісів, якщо є бажання заощадити.